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go-digital Praxisbeispiel: Digitale Unternehmenssteuerung

2021-03-22T08:06:15+01:00

go-digital ist ein Förderprogramm des Bundeswirtschaftsministerium, mit dem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei Digitalisierungsmaßnahmen mit Zuschüssen unterstützt werden.

Am Beispiel eines Projekts, welches wir Anfang 2020 mit der EGB-Gruppe durchgeführt haben, zeigen wir, wie eine go-digital-Förderung in der Praxis funktioniert.

Die EGB-Gruppe ist ein mittelständischer Unternehmensverbund, der elektrotechnische Dienstleistungen für die Bauwirtschaft erbringt. Die Zielkunden sind Unternehmen des Bauhauptgewerbes, gewerblich industrielle Bauherren, Bauträgergesellschaften und Projektentwickler. Die EGB-Gruppe setzt sich aus den Unternehmen EGB Bauenergie GmbH, EGB Elektrogesellschaft Berlin mbH, EGB Dienstleistung GmbH und der EGB Elektrogesellschaft für Baustrom mbH zusammen. Die Leistungen rund um Planung & Kalkulation, Baustromeinrichtung, Vermietung von Baustromanlagen, Stromlieferung und Energiedienstleistungen wie einem Messstellenbetrieb bietet die Gruppe mit 7 Standorten bundesweit an.

Durch den Bauboom und einem dadurch wachsenden Markt sieht sich die EGB-Gruppe der Notwendigkeit der Digitalisierung konfrontiert, um die Unternehmensentwicklung zu steuern, Prozesse effizient zu gestalten und Kosten zu sparen.

Digitale Herausforderung

Im immer komplexer und schneller werdenden Marktumfeld ist es erforderlich, zeitnah fundierte betriebswissenschaftliche Entscheidungen treffen zu können. Daher ist es notwendig, umfassende Informationen zur aktuellen Unternehmensentwicklung durch das Controlling zur Verfügung zu stellen.

Bisher gestaltete sich das Controlling mit einer manuellen und hauptsächlich Excel basierten Aufbereitung, Auswertung und Darstellung der verfügbaren Rohdaten als äußerst mühsam, aufwendig und fehlerbehaftet.

Die Empfehlung des Beratungsunternehmens mp group war es, diesen Prozess im Rahmen eines go-digital Förderprojektes zu optimieren und zu digitalisieren.

go-digital Förderantrag

Gemeinsam mit der EGB-Gruppe wurde das Projekt zu Anfang skizziert und geprüft, ob die Voraussetzungen gemäß der go-digital Förderrichtlinien gegeben waren.

Anschließend konnte der Förderantrag und Beratervertrag von der mp group für das Modul „Digitale Geschäftsprozesse“ für 20 Projekttage vorbereitet und nach Unterschrift durch das Unternehmen beim Projektträger Euronorm eingereicht werden.

Nach ca. sechs Wochen kam der positive Zuwendungsbescheid von euronorm, dass der Förderantrag genehmigt wurde und mit der Durchführung des Projekts begonnen werden kann.

Umsetzungsphase

Die Umsetzung erfolgte in Abstimmung mit der Geschäftsführung, dem Controlling und der IT innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten und gliederte sich in folgende Phasen:

1. IST-Analyse

  • Aufnahme des bisher manuell durchgeführten, Excel-basierten Controlling-Prozesses
  • Grobanalyse der dafür verwendeten Datenquellen (z.B. ERP-Datenbank)
  • Dokumentation der bisher erstellten Controlling-Berichte

2. SOLL-Konzept

  • Definition der für die Steuerung des Unternehmens wichtigen Kennzahlen (KPI)
  • Vorschlag für einen neuen, automatisierten Controlling-Prozess auf Basis einer Business-Intelligence (BI) Lösung
  • Abstimmung der Rollen und Zugriffsrechte
  • Evaluation und Auswahl einer passenden Business-Intelligence (BI)-Lösung (Microsoft Power BI)
  • Abstimmungen und Abnahme der vorgeschlagenen Lösung

3. Datenanalyse

  • Detailanalyse der für die Umsetzung der Lösung benötigten Datenbanken und Datenquellen
  • Prüfung der Datenqualität

4. Basis-Implementierung der BI-Lösung

  • Aufsetzen eines Testsystems
  • Erstellung eines ersten Basislayout für die benötigten Berichte
  • Anbindung der benötigten Datenquellen an die BI-Lösung
  • Erstellung eines ersten Prototypen mit automatisierter Erstellung der Controlling-Berichte

5. Finalisierung

  • Umsetzung der Rollen- und Zugriffsrechte
  • Umsetzung des Benachrichtigungskonzepts für die einzelnen Rollen
  • Finalisierung der automatisierten Prozesse und Berichte
  • Vorstellung und Abnahme der Lösung auf dem Testsystem

6. Anwenderschulung / Sicherheitsberatung

  • Schulung der Anwender bzgl. der Grundlagen zu den Analyse- und Filtermöglichkeiten im Power BI
  • Durchführung der im Rahmen von jedem go-digital Projekt obligatorischen IT-Sicherheitsberatung

7. Roll-out der BI-Lösung

  • Anbindung der Live-Datenquellen an die neue BI-Lösung
  • Abstimmungen, Abnahme

Eine besondere Herausforderung im Rahmen der Umsetzung war es, die mit 150 GB umfangreiche ERP-Datenbank der EGB-Gruppe zu analysieren und die für die jeweiligen Berichte relevanten Daten bereitzustellen. In dieser Phase arbeiteten Controlling, IT, Geschäftsführung und mp group intensiv zusammen. Gute Kommunikation und klare Abstimmungen waren hier ein erfolgskritischer Faktor.

Ergebnis der Umsetzung und Innovationsgewinn

Die Bereitstellung der für die Unternehmenssteuerung relevanten Kennzahlen und individuellen Berichte erfolgt jetzt automatisiert und zeitnah mit Microsoft Power BI. Der Zugriff der jeweiligen Stakeholder (z.B. Geschäftsführung, Controlling, Projektleiter, etc.) kann jederzeit und von jedem Gerät aus erfolgen.

Darüber hinaus bietet die Lösung weitere Filtermöglichkeiten, die durch die Benutzer leicht modifiziert werden können.

Durch die Digitalisierungslösung werden tagesaktuelle Informationen für die Entscheider im Unternehmen bereitgestellt und ermöglichen die zeitnahe Erkenntnis über Entwicklungen im Unternehmen und damit auch zeitnahe Entscheidungen.

Vorteile der Lösung

  • Reduzierter zeitlicher Aufwand bei der Erstellung von Kennzahlen-Reports
  • Schnellere und klarere Entscheidungen aufgrund von schnellen zugänglichen, fundierten Informationen
  • Erleichterte faktenbasierte Entscheidungsfindung
  • Echtzeit Monitoring zum aktuellen Zustand des Unternehmens
  • Verbesserung der Steuerung des Unternehmens
  • Reduzierter Papierverbrauch
  • Reduzierte Aufwände durch digitale Rechnungslegung (zeitlich und finanziell)
  • Reduzierte Fehleranfälligkeit aufgrund der erleichterten Zusammenführung von Informationen

Projektabschluss

Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts wurde von der mp group der Projektbericht für go-digital angefertigt, vom Kunden abgenommen und eingereicht.

Fazit

Für die EGB-Gruppe war das Projekt ein enormer Fortschritt. Neben der Optimierung der Controlling-Prozesse, Reduzierung der Kosten und Verbesserung der Berichtsqualität konnten dank der go-digital Förderung auch 50% der Projektkosten eingespart werden.

Die mp group hat sich dabei um die administrative Abwicklung des Antrags gekümmert, so dass für die EGB-Gruppe der Aufwand hier minimal war. Mit der Durchführung des Projekts haben sich bereits weitere digitale Ideen ergeben, die möglicherweise auch im Rahmen eines weiteren Förderprojekts umgesetzt werden.

Link zur go-digital Website
Info-Broschüre von go-digital

go-digital Praxisbeispiel: Digitale Unternehmenssteuerung2021-03-22T08:06:15+01:00

So scheitert Ihr Digitalisierungsprojekt garantiert!

2020-11-30T09:33:46+01:00

Ok, alle reden von Digitalisierung. Also machen wir auch mal ein cooles Digitalisierungsprojekt bei uns im Unternehmen. Los geht’s!

Hier die Top 5, damit Ihr Digitalisierungsprojekt auf jeden Fall scheitert.

 


1. Groß planen

“Wir machen erst mal einen Masterplan bis 2021”

Ein Plan ist immer gut. Klar sollte man auch langfristig denken. Im Zeitalter der Digitalisierung ändert sich leider nur alles ziemlich schnell. Und so kann es sein, dass Technologien, Wettbewerber und andere Rahmenbedingungen sich schon längst geändert haben, bevor der Masterplan erstellt und umgesetzt wurde. Und dann ist viel Zeit und Geld verbrannt worden, ohne dass irgendein Ziel erreicht wurde.


2. Den Kunden außen vor lassen

“Wir wissen schon, was unsere Kunden wollen”

Jede digitale Lösung muss am Ende irgendeinen messbaren Mehrwert für den Kunden haben. Wenn man das nicht im Blick hat, sondern sich nur mit sich selbst beschäftigt oder ungeprüfte Annahmen über Kundenwünsche macht, diese aber nicht zutreffen, wird man zwangsläufig scheitern.

Digitale Ideen müssen daher immer am Kunden getestet werden: beobachten, befragen, analysieren, verbessern.


3. Technik-Aktionismus

“Da gibt es doch diese neue Tool – das probieren wir jetzt auch mal.”

Gemäß einer YouGov-Studie aus dem Jahr 2016 verbinden von 500 befragten Unternehmern ein Drittel die Digitalisierung mit “sehr negativen Gefühlen wie Angst und Einsamkeit”.

Viele Unternehmer wissen, dass Sie etwas tun müssen – nur was? Fasst täglich bekommen sie es zu hören oder lesen: “Unternehmen, die nicht digitalisieren sind morgen nicht mehr am Markt.”. Das führt häufig zu dem Gefühl “etwas zu verpassen, zu spät dran zu sein”. Und das wiederum führt dazu, in einen hektischen Aktionismus zu verfallen und ständig etwas neues auszuprobieren.

Mehrwerte für Kunden oder Mitarbeiter? Fehlanzeige!


4. Mitarbeiter nicht mitnehmen

„Unsere Mitarbeiter werden schon verstehen, wie toll unsere neue digitale Lösung ist“

Digitale Projekte bringen oft große Veränderungen innerhalb des Unternehmens mit sich. Zum Beispiel, wenn jahrelang unveränderte Abläufe im Unternehmen jetzt durch eine neue Softwarelösung ersetzt und mehr automatisiert werden sollen. Viele Mitarbeiter reagieren sehr sensibel auf diese Veränderungen, deren Folgen sie nicht abschätzen können oder bei denen sie nicht beteiligt sind.

Ohne Transparenz, klare Ansagen, Beteiligung und Anleitung zerbrechen schlimmstenfalls ältere Mitarbeiter an den neuen Anforderungen – und die Firma verliert unnötigerweise wichtiges Expertenwissen.

Wenn Digitalisierungsprojekte intern auf möglich großen Widerstand treffen sollen und man möglichst viel Unsicherheit erzeugen möchte, plant man die Projekte am besten komplett ohne Beteiligung der Mitarbeiter. Wer braucht schon ein gutes Betriebsklima?


5. Wegdelegieren

“Digitalisierung – wer kann das mal machen?”

Für viele Chefs ist Digitalisierung ein Projekt, das man am besten in eine Abteilung wegdelegiert. Leider funktioniert das nicht.

“Digital, das sind Computer. Lasst das die IT machen”. Wollen Sie wirklich die IT-Abteilung entscheiden lassen, was Ihre Kunden in Zukunft mit dem Unternehmen erleben? Außerdem ist die eigentliche Aufgabe der IT, die Systeme am Laufen zu halten und keine neuen digitalen Produkte zu entwickeln.

Digitalisierung kann alle Bereiche des Unternehmens betreffen und das Geschäftsmodell grundlegend ändern. Der Chief Digitalisation Officer kann also nur einer sein: der Chef selbst.


So, jetzt kennen Sie die Top 5 Todsünden der Digitalisierung. Berichten Sie mir doch, mit welcher dieser Todsünden Sie schon einmal Erfahrungen gemacht haben. Oder kennen Sie noch weitere?

Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

So scheitert Ihr Digitalisierungsprojekt garantiert!2020-11-30T09:33:46+01:00

Wie denken Unternehmer zum Thema “Digitalisierung”?

2020-11-23T11:36:03+01:00

Fragt man kleine und mittelständische Unternehmen, wie Sie zum Thema “Digitalisierung” stehen, kommt man schnell auf die folgenden vier Archetypen.

Zu welcher Gruppe würden Sie sich zählen?

 

1. Die Ahnungslosen

Die Ahnungslosen haben noch gar nicht erkannt, dass eine gigantische Digitalisierungswelle auf Sie zukommt. Ihnen ist nicht bewusst, dass auch Ihr Geschäftsmodell, mit dem Sie über Jahre oder Jahrzehnte sehr erfolgreich waren, möglicherweise bald nicht mehr funktioniert. Damit Sie von der Welle nicht weggespült werden, müssen diese Unternehmer schnellstens aufwachen, Ihr Geschäftsmodell überprüfen und an das digitale Zeitalter anpassen.

2. “Ist mir doch scheißegal”

Eine spannende Gruppe: eigentlich wissen sie schon, dass man mittlerweile auch auf eine andere, digitale Art und Weise das Geschäft betreiben kann. Aber der Ernst der Lage ist ihnen überhaupt nicht bewusst. “Was hat unser Geschäft schon mit der Digitalisierung zu tun? E-Mail und Internet benutzen wir ja schon. Das Digitalisierungs-Gebabbel ist doch nur ein Hype, der wieder vorübergeht. Wir sitzen das aus.”. Nun ja, das haben andere (jetzt ehemalige) Unternehmen auch schon versucht …

 

3. “Ich weiß, aber was tun?”

Viele Unternehmer haben sich mit dem Thema schon (halbherzig) beschäftigt und erkannt, dass sich die Welt um sie verändert und sie eigentlich etwas tun müssten. Allerdings sind sie so in ihr Tagesgeschäft eingebunden, dass sie keine Zeit haben sich damit intensiver zu beschäftigen. Oder haben noch keine Idee, wie sie das Thema “Digitalisierung” nutzbringend für ihr Unternehmen einsetzen können.

 

4. Idee! – Aber wer hilft mir?

Diese Gruppe hat die größte Chance den Wandel ins digitale Zeitalter zu meistern. Das Unternehmen hat erkannt, dass Digitalisierung das Unternehmen voranbringen kann. Eine Idee ist auch schon vorhanden – Glückwunsch! Was noch fehlt ist ein vertrauensvoller Berater, der sich der Idee annimmt und mit digitaler Kompetenz und Erfahrung die Idee bewertet und ggf. zu einem umsetzbaren Konzept weiterentwickelt.

 

Zu welcher Gruppe zählen Sie sich? Wie hat Ihnen der Artikel gefallen? Über einen kurzen Kommentar würde ich mich sehr freuen!

Wie denken Unternehmer zum Thema “Digitalisierung”?2020-11-23T11:36:03+01:00

Was sind eigentlich Web-Anwendungen?

2020-11-23T11:36:30+01:00

Vereinfacht ausgedrückt sind Web-Anwendungen (auch Web-Applikationen oder kurz Web-Apps) normale Webseiten mit einem erweiterten Funktionsumfang und mehr Interaktivität. Das heißt, Web-Anwendungen können von jedem beliebigen Browser und Endgerät aufgerufen werden, da sie auf HTML und anderen Standard-Internet-Technologien basieren und auf einem Webserver gespeichert sind. Andere griffige Umschreibungen für Web-Anwendungen sind auch “Online-Software” oder “webbasiertes Computerprogramm”.

 

Web-Anwendungen grenzen sich von normalen Webseiten durch eine deutlich höhere Interaktivität ab. Dank der Fortschritte im Bereich der Internet-Technologien bieten Web-Anwendungen heute vergleichbare Funktionalitäten wie lokal installierte Programme.

Um Web-Anwendungen nutzen zu können wird neben einem Internetzugang mit einem Rechner oder einem mobilen Endgerät ein beliebiger Web-Browser benötigt. Die Anwendung und Verarbeitung der Daten erfolgt hierbei auf einem entfernten Web-Server (“in der Cloud”). Der Browser selbst dient nur zur Ausgabe der Daten auf dem Endgerät und als Benutzeroberfläche.

 

Unterschiede Web-App und native App

Neben den Web-Apps gibt es noch eine zweite Art von Apps, die sogenannten nativen Apps. Native Apps werden speziell für ein Betriebssystem programmiert (z.B. Apple iOS) und sind dann nur auf Apple-Geräten lauffähig, also iPhone und iPad.

Native Apps haben den Vorteil, das die vorhandene Hardware der jeweiligen Geräte (z.B. Kamera, Beschleunigungssensor) optimal in die App integriert werden kann. In den meisten Anwendungsfällen ist dies allerdings nicht notwendig und die Vorteile einer Web-App überwiegen.

 

Vorteile von Web-Apps

  • Web-Apps funktionieren mit allen Betriebssystemen und auf allen Geräten
  • geringere Entwicklungskosten
  • einfache zentrale Wartung und Verteilung
  • keine Anmeldung an einem App-Store notwendig
  • einfacher Zugriff per Web-Browser
  • Web-Apps können auch über Suchmaschinen gefunden werden

Web-Apps können dank HTML5 mittlerweile auch offline genutzt werden, womit ein weiterer Grund für den Einsatz einer nativen App entfällt.

Plattformunabhängigkeit, Ortsunabhängigkeit und geringe Wartungskosten – das sind gute Argumente, die Web-Anwendungen für den Einsatz in Unternehmen zunehmend attraktiv machen.

 

Einsatzmöglichkeiten von Web-Anwendungen in Unternehmen

Im Zuge der Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten, mit Web-Anwendungen Prozesse einfacher und kostengünstiger zu gestalten als bisher.

Beispiele hierfür sind z.B.

  • Mobile Erfassung von Arbeitszeiten
  • Projektmanagement
  • Überwachung und Steuerung von internen Prozessen
  • Vorgangsbearbeitung
  • Event Management

 

Web-Anwendungen? Aber sicher!

Wichtig ist allerdings, dass bei der Entwicklung einer Web-Anwendung von Anfang an der Fokus auf das Thema Sicherheit gerichtet wird, vor allem, wenn sensible Daten verarbeitet werden sollen. Nur so können eventuelle Angriffe von außen keinen grösseren Schaden anrichten.

Was sind eigentlich Web-Anwendungen?2020-11-23T11:36:30+01:00
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