go-digital Praxisbeispiel: Digitale Unternehmenssteuerung

go-digital ist ein Förderprogramm des Bundeswirtschaftsministerium, mit dem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei Digitalisierungsmaßnahmen mit Zuschüssen unterstützt werden.

Am Beispiel eines Projekts, welches wir Anfang 2020 mit der EGB-Gruppe durchgeführt haben, zeigen wir, wie eine go-digital-Förderung in der Praxis funktioniert.

Die EGB-Gruppe ist ein mittelständischer Unternehmensverbund, der elektrotechnische Dienstleistungen für die Bauwirtschaft erbringt. Die Zielkunden sind Unternehmen des Bauhauptgewerbes, gewerblich industrielle Bauherren, Bauträgergesellschaften und Projektentwickler. Die EGB-Gruppe setzt sich aus den Unternehmen EGB Bauenergie GmbH, EGB Elektrogesellschaft Berlin mbH, EGB Dienstleistung GmbH und der EGB Elektrogesellschaft für Baustrom mbH zusammen. Die Leistungen rund um Planung & Kalkulation, Baustromeinrichtung, Vermietung von Baustromanlagen, Stromlieferung und Energiedienstleistungen wie einem Messstellenbetrieb bietet die Gruppe mit 7 Standorten bundesweit an.

Durch den Bauboom und einem dadurch wachsenden Markt sieht sich die EGB-Gruppe der Notwendigkeit der Digitalisierung konfrontiert, um die Unternehmensentwicklung zu steuern, Prozesse effizient zu gestalten und Kosten zu sparen.

go-digital Förderantrag

Gemeinsam mit der EGB-Gruppe wurde das Projekt zu Anfang skizziert und geprüft, ob die Voraussetzungen gemäß der go-digital Förderrichtlinien gegeben waren.

Anschließend konnte der Förderantrag und Beratervertrag von der mp group für das Modul „Digitale Geschäftsprozesse“ für 20 Projekttage vorbereitet und nach Unterschrift durch das Unternehmen beim Projektträger Euronorm eingereicht werden.

Nach ca. sechs Wochen kam der positive Zuwendungsbescheid von euronorm, dass der Förderantrag genehmigt wurde und mit der Durchführung des Projekts begonnen werden kann.

Umsetzungsphase

Die Umsetzung erfolgte in Abstimmung mit der Geschäftsführung, dem Controlling und der IT innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten und gliederte sich in folgende Phasen:

1. IST-Analyse

• Aufnahme des bisher manuell durchgeführten, Excel-basierten Controlling-Prozesses
• Grobanalyse der dafür verwendeten Datenquellen (z.B. ERP-Datenbank)
• Dokumentation der bisher erstellten Controlling-Berichte

2. SOLL-Konzept

• Definition der für die Steuerung des Unternehmens wichtigen Kennzahlen (KPI)
• Vorschlag für einen neuen, automatisierten Controlling-Prozess auf Basis einer Business-Intelligence (BI) Lösung
• Abstimmung der Rollen und Zugriffsrechte
• Evaluation und Auswahl einer passenden Business-Intelligence (BI)-Lösung (Microsoft Power BI)
• Abstimmungen und Abnahme der vorgeschlagenen Lösung

3. Datenanalyse

• Detailanalyse der für die Umsetzung der Lösung benötigten Datenbanken und Datenquellen
• Prüfung der Datenqualität

4. Basis-Implementierung der BI-Lösung

• Aufsetzen eines Testsystems
• Erstellung eines ersten Basislayout für die benötigten Berichte
• Anbindung der benötigten Datenquellen an die BI-Lösung
• Erstellung eines ersten Prototypen mit automatisierter Erstellung der Controlling-Berichte

5. Finalisierung

• Umsetzung der Rollen- und Zugriffsrechte
• Umsetzung des Benachrichtigungskonzepts für die einzelnen Rollen
• Finalisierung der automatisierten Prozesse und Berichte
• Vorstellung und Abnahme der Lösung auf dem Testsystem

6. Anwenderschulung / Sicherheitsberatung

• Schulung der Anwender bzgl. der Grundlagen zu den Analyse- und Filtermöglichkeiten im Power BI
• Durchführung der im Rahmen von jedem go-digital Projekt obligatorischen IT-Sicherheitsberatung

7. Roll-out der BI-Lösung

• Anbindung der Live-Datenquellen an die neue BI-Lösung
• Abstimmungen, Abnahme

Eine besondere Herausforderung im Rahmen der Umsetzung war es, die mit 150 GB umfangreiche ERP-Datenbank der EGB-Gruppe zu analysieren und die für die jeweiligen Berichte relevanten Daten bereitzustellen. In dieser Phase arbeiteten Controlling, IT, Geschäftsführung und mp group intensiv zusammen. Gute Kommunikation und klare Abstimmungen waren hier ein erfolgskritischer Faktor.

Vorteile der Lösung

• Reduzierter zeitlicher Aufwand bei der Erstellung von Kennzahlen-Reports
• Schnellere und klarere Entscheidungen aufgrund von schnellen zugänglichen, fundierten Informationen
• Erleichterte faktenbasierte Entscheidungsfindung
• Echtzeit Monitoring zum aktuellen Zustand des Unternehmens
• Verbesserung der Steuerung des Unternehmens
• Reduzierter Papierverbrauch
• Reduzierte Aufwände durch digitale Rechnungslegung (zeitlich und finanziell)
• Reduzierte Fehleranfälligkeit aufgrund der erleichterten Zusammenführung von Informationen

Projektabschluss

Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts wurde von der mp group der Projektbericht für go-digital angefertigt, vom Kunden abgenommen und eingereicht.

Fazit

Für die EGB-Gruppe war das Projekt ein enormer Fortschritt. Neben der Optimierung der Controlling-Prozesse, Reduzierung der Kosten und Verbesserung der Berichtsqualität konnten dank der go-digital Förderung auch 50% der Projektkosten eingespart werden.

Die mp group hat sich dabei um die administrative Abwicklung des Antrags gekümmert, so dass für die EGB-Gruppe der Aufwand hier minimal war. Mit der Durchführung des Projekts haben sich bereits weitere digitale Ideen ergeben, die möglicherweise auch im Rahmen eines weiteren Förderprojekts umgesetzt werden.

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